Langkah terpenting dalam memperbaiki prosedur kerja

Jika Anda memiliki pengalaman mengelola sebuah proyek, Anda tahu pentingnya Dokumen Inisiasi Proyek (PID), tetapi tahukah Anda pentingnya dokumen serupa saat memulai Upaya Peningkatan Proses Bisnis (BPI)? Meskipun Anda mungkin tidak menganggap upaya BPI sebagai proyek besar sebagai penerapan sistem, Anda memerlukan jenis informasi yang sama jika Anda ingin tetap berada di jalur dan menghindari scope creep.

Dalam pekerjaan BPI, saya menyebut dokumen ini sebagai Scope Definition Document (SDD) dan menganggapnya sebagai langkah terpenting menuju peningkatan proses yang sukses.

Baik Anda memimpin proyek tipe TI reguler dan menggunakan PID atau proyek peningkatan proses dan menggunakan SDD, Anda harus ingat bahwa dokumen referensi ini adalah alat utama yang tidak pernah Anda lewatkan.

PID mencakup informasi seperti kelayakan, hasil, waktu, risiko, anggaran, dan sumber daya.

Dalam pekerjaan BPI, SDD menyediakan cetak biru untuk proses yang ingin Anda tingkatkan, dan memberi Anda cara untuk mendapatkan kesepakatan di bidang-bidang berikut:

  1. pemilik operasi: Orang yang bertanggung jawab atas keseluruhan proses
  2. Menggambarkan: definisi atau tujuan
  3. Pinggiran: tampilan (awal dan akhir)
  4. Tanggung jawab operasiTugas utama yang disediakan operasi:
  5. Pelanggan/klien dan kebutuhannya: penerima proses dan apa yang penting bagi mereka
  6. Pemangku kepentingan dan kebutuhan utamaArea atau departemen lain yang terpengaruh oleh operasi dan apa yang mereka butuhkan
  7. metrik keberhasilan: Apa yang harus diukur perusahaan untuk memastikan bahwa proses memenuhi kebutuhan klien/klien/pemangku kepentingan

Banyak komponen SDD memerlukan informasi tambahan.

Menggambarkan: Saat menulis file MenggambarkanBerikan perhatian khusus pada istilah yang digunakan dan hindari penggunaan istilah teknis, tidak biasa, atau budaya tanpa menjelaskan apa arti kata tersebut – lagi pula, definisinya harus didefinisikan, jangan bingung. Berapa kali Anda mendapati diri Anda berpikir bahwa satu kata berarti satu hal, sementara orang lain memiliki pemahaman yang benar-benar berlawanan? Ini menjadi lebih dari masalah ketika Anda bekerja untuk sebuah perusahaan global yang karyawannya tinggal di negara yang berbeda.

Ini mungkin terdengar mudah, tetapi saya telah melihat bahwa tugas ini saja sangat memakan waktu. Gunakan contoh jika perlu untuk mendefinisikan proses lebih lanjut, dan jika Anda ingin lebih spesifik pengecualian Sesuatu di luar ruang lingkup proses, ini adalah tempat yang baik untuk mendefinisikan pengecualian.

Pinggiran: hapus identifikasi file Pinggiran Ini akan menghemat waktu Anda nanti dalam proyek dan membantu Anda menghindari scope creep. Batasannya mungkin tampak jelas bagi Anda, tetapi begitu tim proyek mulai berbicara tentang di mana proses dimulai dan berakhir, Anda akan menghargai kejelasan yang dibawa oleh bukti data keselamatan ke dalam bisnis.

Tidak ada jawaban benar atau salah tentang di mana proses dimulai dan berakhir. Itu semua tergantung pada diskusi tim proyek dan sponsor menyetujui batas-batas proses, sehingga Anda dapat tetap di jalur. Keputusan ‘batas’ menjadi jelas saat Anda beralih ke perencanaan proses.

metrik keberhasilanSaat menentukan metrik keberhasilan, fokuslah pada kebutuhan klien/klien dan identifikasi metrik yang memenuhi kebutuhan tersebut. Pada titik ini, fokuslah pada apa yang harus Anda ukur, bukan bagaimana mengukurnya. Simpan Cara untuk nanti (Langkah 7 dari 10 langkah). Jika Anda menghabiskan waktu di awal proyek peningkatan proses tentang cara mengukur sesuatu, tim proyek akan menghindar dari kekhawatiran tentang kesulitan metrik itu sendiri.

Dokumen identifikasi ruang lingkup harus muat pada selembar kertas sehingga setiap orang dapat menggunakannya sebagai panduan referensi cepat. Akan ada godaan untuk menambahkan halaman kedua, tetapi efektivitas dokumen terletak pada singkatnya yang jelas sambil memberikan kedalaman yang luar biasa dalam kenyataan!

Membuat fondasi dengan mengembangkan SDD adalah langkah kedua dari sepuluh langkah untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan kemampuan beradaptasi dari proses bisnis Anda, jadi luangkan waktu untuk berfokus pada hal itu. Buat cetak biru untuk memandu pekerjaan Anda.

Hak Cipta 2012 Susan Page

Read More

Apa tantangan yang Anda hadapi dalam perbaikan proses bisnis?

Setiap kali Anda memperkenalkan perubahan dalam suatu organisasi, tantangan dapat muncul. Business Process Improvement (BPI) tidak berbeda. Ketika prosesnya berubah, Anda dapat mengharapkan pembayaran dari seseorang! Jadi, apa tantangan berbeda yang mungkin Anda hadapi dan bagaimana Anda bisa mengatasinya?

1. Memprioritaskan pekerjaan: Ketika ada begitu banyak peluang, Anda mungkin merasa sulit untuk mengidentifikasi peluang terbesar. di NBC Pecundang terbesarAnda dapat dengan mudah melihat siapa yang memiliki masalah terbesar! Anda dapat mencapai hal yang sama dengan operasi bisnis dengan membuat file Matriks prioritas proses.

Konsolidasikan daftar, atau inventaris, operasi dan kriteria prioritas Anda ke dalam satu spreadsheet, menggunakan baris untuk membuat daftar operasi bisnis dan menggunakan kolom untuk membuat daftar kriteria. Jika Anda tidak memiliki kriteria khusus untuk membantu Anda memprioritaskan, identifikasi beberapa di antaranya dengan mempertimbangkan dampak, keadaan saat ini, dan nilai dari proses yang ada sebagai titik awal. Mulailah upaya peningkatan Anda dengan proses penilaian skor tinggi.

2. Hindari scope creep: Setelah Anda mulai mengerjakan satu proses bisnis, Anda dapat dengan mudah menjauh dari fokus awal bisnis. Pernahkah Anda memulai sebuah proyek di rumah dan kemudian menemukan bahwa satu hal mengarah ke hal lain? Ini terjadi setiap saat dalam bisnis BPI karena ide, persyaratan, dan kebutuhan baru muncul saat Anda memasuki bisnis, dan godaannya adalah untuk terus meningkatkan upaya BPI Anda.

Sebelum Anda mulai mengerjakan peningkatan proses bisnis, letakkan fondasi untuk bisnis Anda. Mirip dengan membangun rumah, di mana fondasi menanggung beban seluruh struktur, prosesnya “BerencanaIni akan membantu Anda menghindari perayapan domain. Meskipun Anda dapat melakukan ini dengan berbagai cara, saya merasa terbantu untuk membuat dokumen satu halaman yang mencakup, setidaknya:

  • Deskripsi proses yang dapat dipahami siapa pun
  • Batas proses (di mana proses dimulai dan berakhir)
  • Pelanggan dan kebutuhan mereka
  • Daftar metrik keberhasilan

3. Libatkan orang: Di dunia yang ideal, Anda akan memiliki perawatan BPI, tetapi itu tidak selalu ada. Kolega mungkin tidak melihat “apa yang dapat saya manfaatkan”, atau Anda mungkin tidak memiliki budaya peningkatan dalam organisasi Anda.

Karyawan harus “memiliki” proses perbaikan untuk mencapai kontinu sukses karena di sinilah Energi Dari meningkatkan prosedur kerja kebohongan! Sampai semua orang di organisasi melihat BPI sebagai bagian dari tanggung jawab normal mereka sehari-hari, peningkatan proses akan selalu datang dan pergi.

Sementara manajer memiliki peran yang jelas (dan juga karyawan), tanggung jawab mereka adalah menciptakan hak lingkungan untuk meningkatkan proses. Namun masalah dengan ide ini adalah banyak manajer sampai di posisi sekarang ini karena kemampuan mereka untuk memberikan hasil sebagai kontributor individu.

Semua manajer harus memasukkan BPI dalam rencana kinerja tahunan mereka dan bagian dari tinjauan akhir tahun harus fokus pada pencapaian mereka di bidang ini. Mereka tidak dapat melihat BPI sebagai “peristiwa” yang dapat mereka periksa – ini adalah proses, seperti hal lainnya!

4. Berurusan dengan orang yang sulit: Selama upaya BPI apa pun, Anda akan menemukan seseorang yang mungkin ingin Anda “pergi”. Anda mungkin bertanya-tanya mengapa mereka menolak perubahan atau menunjukkan perilaku negatif.

Anda harus menemukan file Sumber keprihatinan rekan Anda. Lupakan BPI sejenak, dan coba cari tahu siapa orangnya Nilai Kemudian cocokkan manfaat BPI dengan nilai tersebut. Misalnya, jika seorang kolega menghargai keamanan kerja, tunjukkan padanya bagaimana BPI akan memungkinkan dia untuk mempertahankan pekerjaannya—mungkin dengan melakukan lebih banyak pekerjaan yang bernilai tambah. Setelah Anda mencocokkan hasil dengan nilai, Anda dapat menaklukkan hampir semua tantangan.

5. Mengubah prioritas: Ketika manajemen baru memasuki suatu organisasi, prioritas dapat berubah. Jadi bagaimana Anda tetap fokus pada BPI?

Kuncinya adalah tetap fokus pada Klien. Jika seorang manajer baru datang dan tampaknya hanya peduli dengan laba, luangkan waktu untuk secara eksplisit menautkan “BPI”, “pelanggan”, dan “bottom bottom line”. Pelanggan hanya berkontribusi pada keuntungan perusahaan dan menjaga konsep ini sebagai inti dari semua yang Anda lakukan.

6. Kritik Gaya Peningkatan Anda: Kolega terkadang lebih suka menggunakan metode pengoptimalan yang berbeda dari yang Anda pilih. Anda mungkin menghadapi dilema siapa pun dengan reputasi yang lebih baik di komputer Anda. Apakah itu Lean, Six Sigma, Reengineering, Lean Six Sigma, atau yang lainnya?

Faktanya, sebagian besar teknik pengoptimalan terbatas pada “Kualitas. “Semua teknologi memiliki tujuan yang sama – untuk mencapai peningkatan dalam memberikan produk atau layanan kepada pelanggan, dan semuanya relevan dengan gerakan Total Quality Management (TQM). Sementara teknologi yang berbeda memiliki beberapa perbedaan, Anda akan melihat lebih banyak persamaan daripada perbedaan. Anda harus merasa bebas untuk memanfaatkan Berbagai teknologi dan menggabungkannya serta memilih nama yang tepat untuk organisasi Anda.

Hak Cipta 2011 Susan Page

Read More

Rekayasa Ulang Proses Bisnis – Kapan Menggunakannya

Ketika perusahaan tumbuh dan memantapkan diri, seiring waktu mereka akan mengembangkan serangkaian operasi khusus untuk bisnis inti mereka. Serangkaian proses inilah yang mendefinisikan perusahaan dan bagaimana mengelola operasinya. Ini menjadi hampir diharapkan. Operasi ini mungkin cocok untuk menjalankan aktivitas sehari-hari, dan mungkin cukup untuk menangani perubahan di pasar tempat mereka beroperasi, tetapi pada akhirnya akan melampaui pesaing dan pasar mereka. Artinya, jika mereka tidak beradaptasi dengan tepat dan cepat terhadap perubahan yang konstan dan selalu hadir ini. Mereka akan mulai menyadari bahwa kinerja mereka tidak lagi seefisien ketika mereka mendirikan organisasi.

Agar organisasi tetap kompetitif atau bahkan menjadi pemimpin di pasar di mana ia beroperasi, perlu untuk menganalisis apakah fondasi yang dibangun, seperti yang diletakkan sebelumnya, masih cocok dengan lanskap saat ini di mana ia berada. Metode yang dikembangkan mungkin perlu dan lebih mungkin untuk diperluas Selama keberadaannya untuk meninjau, menganalisis dan membangun kembali, mereka kehilangan efisiensi.

Di sinilah Business Process Reengineering – sering disingkat BPR – masuk. Ini adalah pemikiran analitis yang membantu untuk memahami dan menunjukkan bagaimana meningkatkan proses di mana perusahaan dibangun. Dengan kata lain, memperbaikinya agar sesuai dengan kondisi pasar saat ini, dan jelas juga untuk kondisi esok hari. Meskipun orang terkadang cenderung menyebut upaya ini sebagai mengoptimalkan proses bisnis, agar benar-benar efektif, rekayasa ulang adalah pendekatan yang lebih dramatis daripada sekadar mengoptimalkan proses yang ada; Ini adalah desain ulang yang lengkap. Latihan intensif dan efektif ini mempelajari dan menganalisis proses inti, tujuan yang ingin dicapai, layanan dan produk, pelanggan, dan pemangku kepentingan. Kemudian akan menyelaraskan kembali operasi bisnis dengan area fokus tersebut.

Analisis umumnya dilakukan pada rentang operasi yang luas dan luas, idealnya semua operasi perusahaan. Alasan untuk melakukan ini adalah bahwa maksud dari latihan ini adalah untuk membuat perbaikan yang signifikan dalam keberadaan perusahaan dengan memasukkan perubahan yang akan menghilangkan inefisiensi dari seluruh rangkaian proses, yaitu secara keseluruhan. Ini akan menghasilkan hasil yang lebih berdampak daripada mengasumsikan pendekatan terhadap proses paralel yang dianalisis dan dioptimalkan secara individual dan independen. Manfaat nyata dan utama dari keseluruhan tugas adalah bahwa dengan menerapkan pandangan yang lebih luas dan lebih holistik, perubahan akan lebih besar daripada peningkatan setiap proses saja.

Read More

Perbaikan proses bisnis

Jika Anda baru dalam proses bisnis, Anda mungkin ingin segera fokus pada cara meningkatkan proses, tetapi jangan melompat terlalu cepat untuk melihat apa yang dapat Anda perbaiki. Anda ingin mengetahui baseline terlebih dahulu, sehingga Anda dapat melihat apakah peningkatan Anda berhasil atau tidak. Untuk membuat baseline Anda, mulailah dengan mendefinisikan batasan sehingga Anda memahami awal dan akhir proses, pemetaan sehingga Anda telah mengidentifikasi aktivitas yang terlibat, memperkirakan berapa lama proses akan berlangsung dan berapa biayanya, dan memvalidasinya. Informasi yang Anda kumpulkan sudah benar sebelum melanjutkan ke langkah pengoptimalan.

Mengoptimalkan proses bisnis mirip dengan menurunkan berat badan. Anda tahu bahwa Anda harus mengubah rutinitas harian Anda. Anda bisa mengubah kebiasaan makan dan menghilangkan makanan manis, menambah olahraga seperti jogging, atau bermitra dengan teman untuk memotivasi Anda. Jenis evaluasi yang sama harus dilakukan untuk meningkatkan proses bisnis.

Ada beberapa teknik yang dapat Anda gunakan untuk mencari peluang peningkatan, antara lain:

  • Hilangkan birokrasi (walaupun lebih mudah diucapkan daripada dilakukan, itu adalah Dia adalah mungkin)
  • Evaluasi aktivitas nilai tambah (apa itu pelanggan atau pelanggan? Betulkah peduli tentang)
  • Hilangkan duplikasi dan pengulangan (mengapa melakukan sesuatu dua kali)
  • Sederhanakan semuanya (atau KISS – buat tetap sederhana

    )
  • Mengurangi waktu siklus (perhatian utama pelanggan atau klien)
  • Melihat cara mengotomatiskan proses

Tentu saja, Anda dapat menggunakan metode apa pun yang menurut Anda berguna, tetapi menurut saya 6 metode ini bermanfaat secara konsisten. Saya suka menerapkan setiap teknik satu per satu dan dalam urutan tertentu karena hal itu membantu memastikan bahwa Anda mengekstrak setiap tetes peningkatan dari masing-masing teknik. Jadi, luangkan waktu untuk menentang birokrasi; mengidentifikasi aktivitas yang menambah nilai bagi klien/pelanggan Anda; Mencari peluang untuk mengurangi jumlah karyawan yang melakukan hal yang sama, menyederhanakan formulir, atau menyederhanakan satu langkah dalam proses; Dan tetapkan tujuan untuk mengurangi waktu siklus Anda.

Salah satu pertanyaan yang harus Anda hadapi dalam proses peningkatan proses Anda adalah teknologi:

Apakah teknologi mendorong prosesnya?

atau….

Apakah proses mendorong teknologi?

Jika Anda pernah terlibat dalam penerapan sistem besar, Anda mungkin pernah melihat teknologi mendorong prosesnya. Saya merasa Anda harus mengotomatiskan file efektif, bukan proses yang tidak efektif, jadi saya lebih suka opsi terakhir.

Bill Gates dikreditkan dengan mengatakan, “Prinsip pertama dari teknologi apa pun yang Anda pikirkan untuk dibawa ke bisnis adalah bahwa otomatisasi yang diterapkan pada proses yang efisien akan meningkatkan efisiensi. Yang kedua adalah bahwa otomatisasi yang diterapkan pada proses yang tidak efisien hanya akan memperkuat inefisiensi.”

Penerapan teknik optimasi adalah VI Sebuah langkah untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan kemampuan beradaptasi bisnis Anda.

Hak Cipta 2010 Susan Page

Read More